Zarządzanie jakością ma wiele wymiarów, a sprawny system QMS (Quality Management System) znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie priorytetem jest utrzymanie najwyższych standardów. Niezależnie od specyfiki branży, rygorystyczna dbałość o procedury odgrywa kluczową rolę zarówno dla bezpieczeństwa, jak i satysfakcji klientów. Doskonałym przykładem takiego podejścia jest sieć Xtreme Fitness Gyms, która stale inwestuje w innowacyjne technologie.
Sieć ta, rozwijająca się sukcesywnie od 2012 roku, liczy obecnie ponad 100 lokalizacji, a jej ambitne plany zakładają otwarcie aż 227 klubów do 2027 roku. Dynamiczna ekspansja opiera się na profesjonalnej kadrze, nowoczesnym sprzęcie oraz przemyślanych rozwiązaniach informatycznych. Wśród nich kluczowe miejsce zajmuje aplikacja auditomat®, która w okresie intensywnego wzrostu gwarantuje utrzymanie jednolitych standardów operacyjnych, dbając o komfort tysięcy klubowiczów każdego dnia.
Strategiczne wyzwania audytowe w dynamicznie rosnącej sieci
Zarządzanie jakością w tak szybko rosnącej organizacji to proces niezwykle wymagający. Utrzymanie spójnych standardów w ponad stu lokalizacjach jest fundamentem świadczenia usług na najwyższym poziomie. Przed wdrożeniem nowego oprogramowania, sieć mierzyła się z kilkoma głównymi wyzwaniami:
-
Utrzymanie spójności standardów: Xtreme Fitness Gyms działa w modelu franczyzowym. Marka musi rygorystycznie dbać o to, by każda z placówek działała zgodnie z odgórnymi wytycznymi polityki firmy, co bywa trudne przy tak szybkim przyroście nowych lokalizacji.
-
Wielowymiarowość audytów: Kontrole w klubach to nie tylko ocena czystości sprzętu czy pomieszczeń sanitarnych. To również weryfikacja sprawności technicznej maszyn, bezpieczeństwa personelu oraz dbanie o spójność wizerunkową każdej przestrzeni.
-
Konieczność integracji systemowej: Dotychczasowe oprogramowanie spełniało swoje podstawowe funkcje, jednak nie było w pełni kompatybilne z nowym systemem operacyjnym sieci. Pojawiła się wyraźna potrzeba narzędzia silniej zintegrowanego z procesami zarządzania.
-
Odpowiedzialność menedżerska: Każda lokalizacja posiada menedżera odpowiedzialnego za jakość. Skuteczne monitorowanie i egzekwowanie standardów wymagało nowoczesnego systemu opartego na intuicyjnej aplikacji mobilnej.
Dlaczego Xtreme Fitness Gyms wybrało system auditomat®?
W odpowiedzi na wspomniane wyzwania zarząd sieci zdecydował się na wdrożenie innowacyjnego systemu auditomat®. Narzędzie to stało się centralnym wsparciem dla kadry kierowniczej, w tym dla Sary Wyjadłowskiej, Manager ds. standardów. Aplikacja ułatwiła przeprowadzanie bieżących kontroli i zapewniła stały wgląd w stan każdej placówki.
Rozwiązanie to zastąpiło dotychczasowe metody audytowania. Nie tylko precyzyjnie odwzorowało istniejące już w firmie procesy, ale wzbogaciło je o zupełnie nowe funkcjonalności. Wprowadzono między innymi zaawansowane raportowanie oraz szczegółowe rejestry niezgodności, które wcześniej nie były dostępne w tak przystępnej formie. Co więcej, dokumentacja jest teraz zawsze pod ręką – zarówno na komputerze, jak i smartfonie.
Rekordowe tempo wdrożenia i płynny onboarding
Czas to kluczowy zasób w skalującym się biznesie. Za niezwykle sprawne uruchomienie systemu auditomat® na terenie całego kraju – co zajęło zaledwie dwa tygodnie – odpowiadali Marek Mirowski (kierownik projektu) oraz Maja Stogowska z ramienia dostawcy, a ze strony Xtreme Fitness Gyms proces nadzorowała Sara Wyjadłowska.
Efekty były widoczne natychmiast. Już w pierwszym miesiącu użytkowania wykonano blisko 150 kompleksowych audytów. Jak zaznacza Sara Wyjadłowska:
„Wsparcie w onboardingu przebiegło bardzo sprawnie, dzięki czemu mogliśmy korzystać z systemu w bardzo krótkim czasie. Nie mamy żadnych zastrzeżeń co do współpracy z zespołem auditomat®.”
Jak automatyzacja usprawnia codzienną pracę personelu?
Największą zaletą wdrożenia jest znaczna oszczędność czasu na każdym szczeblu organizacji. Cały proces audytowy został zautomatyzowany – raporty generują się błyskawicznie po zakończeniu kontroli i natychmiast trafiają do odpowiednich menedżerów oraz centrali firmy.
System auditomat® scentralizował dane. Wyniki, niezgodności i działania korygujące znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia ich analizę. Narzędzie zostało zaprojektowane z myślą o użytkownikach końcowych – jego przejrzysty interfejs sprawia, że jest proste w obsłudze nawet dla osób bez zaawansowanych umiejętności technicznych. Ułatwia to szybkie szkolenie nowych pracowników administracji i dedykowanego zespołu każdego klubu.
Raportowanie w czasie rzeczywistym i siła analizy Pareto
Dzięki wdrożeniu nowej technologii, wszystkie upoważnione osoby mają natychmiastowy dostęp do informacji o przebiegu audytów. Pozwala to na szybką identyfikację problemów, takich jak usterki techniczne czy nieprawidłowości w utrzymaniu czystości.
Prawdziwym przełomem okazało się jednak wykorzystanie zaawansowanych funkcji analitycznych, w tym analizy Pareto. Umożliwia ona precyzyjne wytypowanie najważniejszych obszarów wymagających poprawy. Jak zauważa Sara Wyjadłowska:
„Analiza Pareto w systemie auditomat® to dla nas nowość, która świetnie sprawdza się już po pierwszym miesiącu pracy na tym systemie. Pozwala na natychmiastowe podjęcie odpowiednich działań naprawczych i minimalizację ryzyka. Raporty w czasie rzeczywistym pozwalają na monitorowanie postępów i podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane.”
Bezpośrednie korzyści z wdrożenia dla biznesu i klientów
Wprowadzenie systemu przyniosło sieci szereg wymiernych, długofalowych korzyści:
-
Utrzymanie jednolitych standardów: Klienci otrzymują spójne doświadczenia treningowe, niezależnie od wybranego klubu na mapie Polski.
-
Poprawa bezpieczeństwa: Stałe monitorowanie zgodności z przepisami BHP i PPOŻ chroni zdrowie personelu i ćwiczących.
-
Zwiększenie zadowolenia klientów: Szybkie reagowanie na usterki przekłada się na wyższą jakość usług, budując lojalność klubowiczów.
-
Efektywne zarządzanie: Centralizacja danych ułatwia podejmowanie trafnych decyzji strategicznych na najwyższych szczeblach zarządzania.
Podsumowując realny wpływ aplikacji na codzienną pracę, Manager ds. standardów Xtreme Fitness Gyms stwierdza:
„Przede wszystkim mamy teraz znacznie większą kontrolę nad standardami w całej sieci – wcześniej nie mieliśmy aż tak dużej. Możemy na bieżąco monitorować jakość obsługi i przestrzeganie procedur, co pozwala na szybsze reagowanie na nieprawidłowości. Teraz możemy naprawdę ‘z automatu’ zareagować.”
Technologia wspierająca długofalowy rozwój
Wdrożenie aplikacji auditomat® okazało się strzałem w dziesiątkę dla Xtreme Fitness Gyms. Automatyzacja procesów audytowych przyniosła firmie lepszą jakość danych, pełną przejrzystość oraz wyraźne usprawnienie w codziennym funkcjonowaniu. To elastyczne i intuicyjne narzędzie pozwala sieci skupić się na dynamicznej ekspansji, nie tracąc przy tym z oczu najważniejszego – jakości i bezpieczeństwa.
System auditomat® to rozwiązanie stworzone dla organizacji dążących do operacyjnej doskonałości. Jest on szczególnie polecany firmom o rozproszonej strukturze (sieci sklepów, restauracji, siłowni), które pragną zautomatyzować zarządzanie jakością, zredukować koszty operacyjne, skutecznie minimalizować ryzyko i nieustannie podnosić poziom satysfakcji swoich klientów.